Ký kết hợp đồng điện tử: Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

(BANKER.VN) Quy định pháp lý và các nền tảng số hóa quy trình ký, chữ ký điện tử, cũng như công cụ xác minh tính hợp pháp của tài liệu điện tử tại Việt Nam đã hoàn thiện nhờ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử nhằm tối ưu vận hành.

Ký kết hợp đồng điện tử: Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Khung pháp lý đã được hoàn thiện

Ký kết điện tử là xu hướng không thể đảo ngược trong bình thường mới, nhưng không ít doanh nghiệp còn băn khoăn, nhất là về vấn đề pháp lý và việc xác minh tính hợp pháp của hợp đồng điện tử sau ký.

Về vấn đề này, ông Lê Đức Anh - Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương chia sẻ: “Ngày 25/9/2021 vừa qua, Bộ Công Thương đã trình Chính phủ ban hành Nghị định số 85/2021/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử trong đó đã quy định cụ thể hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Bộ Công thương và các đơn vị đang gấp rút hoàn thiện quy trình, nền tảng để Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) tham gia thị trường. Bộ phối hợp làm việc với các đơn vị liên quan như Bộ Tư pháp, Thuế, ngân hàng nhà nước để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên thông trong xác thực và công nhận hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp yên tâm khi ứng dụng”.

Xu hướng ký kết điện tử tại Việt Nam hiện đang được Chính phủ thúc đẩy mạnh mẽ và có sự đóng góp của nhiều bên tham gia, tạo nên một hệ sinh thái hoàn thiện bao gồm các đơn vị cung cấp nền tảng ký, các đơn vị cung cấp giải pháp ký số, các tổ chức CeCA…

Tối ưu vận hành

Tại Hội thảo Xác minh tính hợp pháp của hợp đồng, tài liệu điện tử sau ký do Công ty Hệ thống Thông tin FPT tổ chức vừa qua, ông Nguyễn Nhật Huy, Giám đốc CNTT Công ty NewViet Dairy  - doanh nghiệp thuộc Top 50 VNR500 đã chia sẻ những trải nghiệm thực tế trong quá trình ứng dụng ký kết điện tử. Với hệ thống chi nhánh và đại lý trải dài từ Bắc – Nam, hoạt động ký kết của doanh nghiệp này tốn 5-10 ngày với nhiều cấp phê duyệt, khó kiểm soát tiến trình ký, vận chuyển và lưu trữ tốn thời gian và chi phí.

Từ ba năm trước, NewViet Dairy đã ứng dụng giải pháp ký kết điện tử nhằm tối giản quy trình ký. Tuy vậy, giải pháp ký điện tử của tổ chức nước ngoài vẫn tồn tại nhiều bất cập trong vận hành: khó được hỗ trợ kịp thời do khác múi giờ, bất tiện trong ngôn ngữ, giao diện không có tiếng Việt; hệ thống dần chậm trong khi nhu cầu ký kết hàng ngày lên đến hàng trăm tài liệu, thời gian mở file lớn mất đến 10-20 phút, chi phí cao.

Cuối cùng, công ty này đã lựa chọn giải pháp ký điện tử thông qua nền tảng FPT.eContract nhằm giải quyết những bất cập nêu trên. Ứng dụng từ tháng 2/2021 đến nay, công ty đã có gần 15.000 bản tài liệu ký kết thành công, tạo thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp bởi quy trình dễ dàng.  

Cùng với NewViet Dairy, hàng trăm doanh nghiệp ở nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động đã tự tin, chủ động áp dụng phương thức ký kết mới như Ford Việt Nam, Vinamilk, COFICO…… Ký kết trong 10 phút thay vì 5-10 ngày, không cần in ấn, vận chuyển tài liệu, các quy định pháp lý đầy đủ và dễ dàng tra cứu mọi lúc mọi nơi là những lợi ích rõ ràng khi ký kết điện tử.

Theo thống kê từ FPT, chỉ trong 1 năm qua, số lượng hợp đồng điện tử được ký kết gia tăng với tốc độ nhanh chóng, đạt con số gần 700.000 nghìn tại Việt Nam chỉ riêng trên nền tảng ký FPT.eContract. 

Được biết, hiện, FPT cung cấp công cụ hỗ trợ xác minh tính hợp lệ và hợp pháp cơ bản của chữ ký trên tài liệu ký điện tử, tại cổng xác minh Chungthucdientu.com - được thiết kế và xây dựng hoàn toàn theo quy chuẩn Thông tư 22/2020/TT-BTTTT quy định rõ yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số.

Ông Lê Thanh Bắc, Giám đốc Giải pháp xác minh tài liệu điện tử FPT.eDA cho biết: “FPT.eDA có khả năng kết nối thông tin đến các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để kiểm tra chứng thư số ký kết tại thời điểm trước đây còn hiệu lực hay không, có bị thu hồi hay không…”

Mọi tổ chức cá nhân đều có thể truy cập miễn phí và xác minh thông tin tài liệu hợp đồng điện tử bằng cách truy cập cổng xác minh FPT.eDA tại chungthucdientu.com. Chỉ chưa tới 3 giây, hệ thống hỗ trợ hiển thị thông tin về người ký, đơn vị cung cấp chữ ký số, hiệu lực chứng thư số, nội dung văn bản có bị thay đổi hay không…- không giới hạn văn bản được ký kết trên nền tảng nào và sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp nào.

Bùi Trang

Theo Tạp chí Thị trường Tài chính Tiền tệ